Agile Headaches in Procurement

In der Schweiz ist die Agile Software-Entwicklung sehr beliebt und weit verbreitet. Viele Unternehmen haben durch den regelmässigen Einsatz von Scrum & Co. und den daraus gewonnenen Erfahrungen die Vorteile der Agilen Methoden erkannt. Auch wenn die Agile Softwareentwicklung seit längerem erfolgreich in der Praxis eingesetzt wird, bleiben einige Herausforderung weiterhin bestehen. Eine dieser Herausforderung ist die vertragliche Abbildung der Agilen Softwareentwicklung für externe Anbieter.  Während die IT-Bereiche voller Elan in neue agile Projekte einsteigen wollen, führt die Definition eines sinnvollen Vertragskonstrukts im Einkauf oft zu Kopfschmerzen. 
Grundsätzlich stehen dem Einkäufer dafür verschiedene Vertragsoptionen zur Verfügung: Aufträge, z.B. basierend auf Time & Material (T&M) oder Festpreisverträge, basierend auf einem Lieferergebnis.
Doch was ist für Agile Entwicklung besser geeignet?
Natürlich möchte der Anbieter möglichst jeden Wunsch des Auftraggebers erfüllen (selbstverständlich auch zum Selbstzweck) und argumentiert daher, dass vorab keine konkreten und detaillierten Lieferergebnisse in der Agilen Entwicklung definierbar sind. Der Kunde hingegen wünscht sich möglichst das qualitativ hochwertigste Produkt, geliefert zu einem bestimmten Termin und innerhalb der definierten Kosten.

Die Anbieter bevorzugen daher klar ein T&M Model, wobei sie die User-Stories bzw. Funktionen in einzelnen Sprints umsetzen können und die endgültige Priorisierung dem Kunden überlassen. Auf Wunsch wird zwar ein Kostendach vereinbart, dieses ist jedoch unabhängig von der Lieferleistung. Der Anbieter liefert hier Zeit jedoch kein Endergebnis; das heisst auf Wunsch des Kunden kann das Kostendach überschritten oder angepasst werden. Die Verantwortung bzw. das Risiko liegen hier vollständig beim Kunden.

Trotz dieser Risiken kann ein reiner T&M Ansatz durchaus sinnvoll sein. Zum Beispiel bei internen Entwicklungs-Aufträgen mit externer Unterstützung oder bei Unternehmen, welche eine sehr hohe Maturität und Planungssicherheit in der Agilen Software-Entwicklung aufgebaut haben.

Festpreisverträge mit Lieferergebnissen  übertragen andererseits das Risiko vom Kunden zum Anbieter. Jedoch eignen sich diese Verträge grundsätzlich nur für Projekte, bei denen das Lieferobjekt/Werk im Vorfeld bereits detailliert beschrieben werden kann – was bei agilen Projekten eben nicht der Fall ist.
Wie kann nun der Kunde den Anbieter mehr in die Verantwortung nehmen und ihm dennoch die nötige Flexibilität geben, welche ein agiles Projekt voraussetzt?
Eine Möglichkeit ist der «Agile Festpreisvertrag» (Andreas Opelt u.a., 2017), womit Agile Softwareentwicklungen in einem mehrheitlichen Festpreis Konstrukt abgeschlossen werden können.  

Hierbei wird auf Basis einer vollständigen, aber groben Beschreibung des Vertragsgegenstandes (Themen, Epics & User Stories) mittels sogenannter Story Points eine erste Kostenschätzung durchgeführt. Vereinfacht gesagt, erlauben Story Points eine strukturierte Kostenbewertung der User Stories basierend auf deren Komplexität. Während man klassischerweise nach der Kostenschätzung einen festen Betrag im Vertrag fixiert, wird beim Agile Festpreisvertrag die erste Schätzung während der Entwicklungsphase nochmals validiert.

Somit wird der geltende Preisrahmen erst dann bindend festgelegt, nachdem man mit dem Anbieter über mehrere Sprints (üblicherweise 2 – 5) zusammengearbeitet hat und ein wesentlich besseres Verständnis vom Projektaufwand, Fähigkeiten des Teams (intern wie extern) sowie dem endgültigen Produkt erlangt hat.

Während dem Projekt werden die effektiven Aufwände erfasst und schlussendlich dem definierten Festpreis im Vertrag gegenübergestellt. Dabei wird eine Risikoverteilung für die Überschreitung (bzw. Unterschreitung) des Festpreises, welche die entsprechende Flexibilität für das Projekt garantiert. Weitere Aspekte wie mögliche Bonus/Malus Ansätze sind an dieser Stelle ebenfalls zu regeln.

Allgemein ist dieser Mischvertrag als eine Art Kooperationsvertrag zu verstehen, wobei mittels gemeinsamer Governance verschiedene Rahmenbedingungen wie Prozesse, Projektorganisation, Mitwirkungspflichten, Risikoteilung etc. vorab vertraglich festzuhalten sind. Der Governance Lenkungsausschuss sichert dabei das gemeinsame Verständnis sowie die Planung und besteht aus einem Projektmanager, dem Produkt Owner und nach Möglichkeit einem unabhängigen IT-Gutachter.

Je nach Grösse und Komplexität sind auch Abwandlungen in etwas einfachere Vertrags-Konstrukte möglich. So kann die Aufwandsschätzung auch basierend auf einzelnen Modulen oder Sprints durchgeführt und hierfür ein Festpreisvertrag erstellt werden. Auch hier sind klare Rahmenbedingungen festzuhalten, wie z.B. Nachbesserungen zu erfüllen sind. Dabei sind die einzelnen Festpreisverträge so einfach wie möglich zu gestalten, damit Administrationsaufwände möglichst gering ausfallen.

Unabhängig vom gewählten Modell ist es für den Einkauf empfehlenswert, verschiedene Vertragsvorlagen dem internen Kunden zur Verfügung zu stellen, welche die generellen Rahmenbedingungen, allfällige Vorab-Dienstleistungen sowie mögliche «Agile-Festpreisverträge» regeln. Die Nutzung ist mit den Fachbereichen vorab zu harmonisieren, damit gegenüber dem Anbieter eine klare Linie vertreten werden kann.

Es wird sich aber erst zeigen müssen, ob diese Vertragskonstrukte längerfristig die richtige Medizin für Agile Kopfschmerzen sind.

Jan Chrysta

10.01.2018